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向传统会议挑战——敏捷站会

发表时间:2019-08-07 17:28:39

“ 站直了,别趴下!” 每天站着开会累了的时候,我们总是这样调侃自己。

站着开会,是打鸡血吗?不是,我们是在用敏捷的方法开会。

先说说什么是敏捷,说起敏捷你会想到什么动物?陆地上跑得最快的动物是猎豹,每小时110公里。水里游得最快的动物是旗鱼,每小时120公里。所以敏捷这词起的好,它代表快速又积极。

敏捷一词来源于美国的橄榄球运动,橄榄球是一项激烈的运动,已成为美国最受欢迎的一个运动项目。敏捷的一个主流方法论叫Scrum。Scrum意思就是在橄榄球比赛中,双方前锋站在一起,当球在他们之间投掷时他们奋力争球。橄榄球运动的精神是:活力、团结、进取,这些特质是团队取得进步的根源。所以敏捷方法也继承了橄榄球的这些优点。


向传统会议挑战——敏捷站会


2001 年,17位软件开发的大牛级人物在美国犹他州的滑雪胜地开会,他们聚集在一起为了一个共同的目标,就是要选择一种新的软件开发方法来替代老的软件开发方法。经过与会者激烈地讨论,全体会议人员发布了敏捷宣言,这次会议是敏捷的一次标志性会议。

敏捷方法里的宝藏很多,今天和大家聊聊一种新的开会方式,叫敏捷站会,它帮助我们解决传统会议低效,冗长,不着重点的弊端。站着开最大的好处是思想集中,不打瞌睡,这样保证大家开会不啰嗦,直击要点,提升开会效率。

具体怎么开法呢?

首先,敏捷团队的全体成员围成一圈站着开。开会的时候是围成一圈开,不是领导训话的方式。领导训话是领导站在前面,面对着一群员工,其他人站在领导的下风乖乖地听训话。这种沟通的方式有很强的上下级的感觉,不容易形成平等自由地沟通。而敏捷站会要求大家站成一个圆,我们过年吃团圆饭通常围着圆台面吃饭,大家什么感觉?其乐融融,平等沟通,敏捷站会就是要创造这样一个氛围,团队中的每一个成员是平等的,是可以充分沟通的。


向传统会议挑战——敏捷站会


其次,大家围成一圈站好以后,要轮流发言,轮流的意思是每一个人都要发言,为了保证大家轮流发言,我们可以使用一个叫说话棒的工具,就是说话的人手里拿个东西,比如拿个乒乓球,一个人说完了,就随机扔给下一个人,随机扔有个好处就是大家都要保持警觉,因为不知道何时就会把乒乓球扔给你。如果你没接住,说明你不专心,就要受罚喽,比如做俯卧撑,发红包等。

说起发言,有些人爱说,可能会把这个会变成了经验分享会,比如一位大牛说:“ 我把这个问题解决了 ”,大家立即以崇拜的眼神看着他,于是他心里一激动,开始大谈自己的经验。碰到爱说的,作为会议的协调者,你需要控制好这个人发言的时间,引导对方抓住重点说;还有很多不爱说话的同事,问他昨天做了什么,他说和前面一个人做得差不多,就完了。这时你就干着急了。碰到不爱说话的,你要在会前要和他一起准备,指导他该如何正确地表达,开会时就可以按照一定的套路来说了。


向传统会议挑战——敏捷站会


那么,采取什么说话套路呢,通常在会上每个人回答三个经典的问题:

第一个问题:昨天你做了什么?

这个问题的作用是让团队成员互相了解彼此的工作进展。你要回答这个问题,是要事先做好准备的,检查一下你昨天完成了什么,然后在会上清晰地告诉大家。同时我们还有一个叫看板的工具,看板来自于丰田公司的精益方法,就是把团队现有的工作都放在一个看板上。就像你在麦当劳点餐后看到的那块出餐的屏幕,知道哪些餐要做,哪些餐正在做,敏捷的看板简单地把任务状态分为三列,准备做的,正在做的和已经做好的。如果你昨天有一项任务已经完成也通过了验收,那你就可以把任务移到已完成列。这种可视化看板的视觉效果非常好,也很直观,大家都对着同一块板说任务状态,沟通方便而且效率高。

第二个问题:今天你打算做什么? 

这个问题的巧妙之处在于你对着大家说出了你今天的计划,而不是自己默默地写下来。还记得微信朋友圈经常有人晒自己的决心吗?三个月后瘦十斤,不瘦罚款。为什么要晒出来呢,其实就是让大家监督你的承诺。有一本书叫影响力,其中说到一个提高影响力的技能,就是承诺和一致。也就是说一个人对自己说过话会保持前后一致。当一个人向大家说出自己的计划时,实际就是一种承诺,承诺今天做什么,对每个人是一种约束,也是激励。

第三个问题:你有什么困难和阻碍?

这个问题体现了一种团队的精神。也就是当你把你当前遇到的困难和阻碍说出来后,团队成员都有责任来帮你,你会感觉自己不是一个人在战斗。别人来帮你,你感受到温暖,你也会去帮别人。在一个互帮互助的团队里,是一种温暖的体验。

最后,敏捷会议限时在15分钟。在这个会议上,大家都要抓住重点,直击一些阻碍协作的问题,增强团队合作。对于细节的问题,在敏捷站会开完后可以单独讨论,不占用大家的时间。也不要把这个会议开成向领导的汇报会,更不是批斗会,比如谁谁谁你怎么又掉链子啦。站着开会,就是要让大家把控好时间,切忌把会议开成冗长拖沓,发散而不受控的会议。


向传统会议挑战——敏捷站会


说了这么多,我们总结一下敏捷站会。

它是一个团队互相协作来完成目标的沟通会。它强调团队成员主动、自律、互动;它提倡团队成员之间平等协作。

它有3个关键词

第一个关键词:站会。站着开会让每个人保持清醒。

第二个关键词:3个经典问题。昨天你做了什么?今天你准备做什么?你有什么困难和阻碍?通过这三个问题约束和激励自己,与他人协作。

第三个关键词:15分钟。时间是宝贵的,是不可逆资产,我们要在有限的时间内直面最重要的问题。

站会,15分钟,3个经典问题,您记住了吗?

敏捷站会不仅可以用于软件开发团队,也可以用于其他行业的团队。它提供了一种新的会议方式,挑战传统会议,解决传统会议的弊端,让每个团队成员自己变得主动做出承诺,团队成员相互协作解决问题,工作成果变得透明。所以其他行业也可以使用它让会议变得高效。


忻宏伟   PMP

现代卓越特约撰稿人

现代卓越荣誉资质

 

1998~2019


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